Arbeidsconflicten zijn vaak beladen met emoties en onzekerheden. Of het nu gaat om een verstoorde samenwerking, een verschil van inzicht over functioneren, of een dreigend ontslag: de impact op zowel werknemer als werkgever is groot. Mediation biedt in zulke situaties een laagdrempelige, constructieve manier om tot een oplossing te komen. Maar één aspect is daarbij heel erg belangrijk. En dat is vertrouwelijkheid.
In deze blog wordt door het beantwoorden van vijf vragen uitgelegd waarom vertrouwelijkheid zo belangrijk is, wat het precies inhoudt, en hoe het bijdraagt aan een veilige en effectieve dialoog.
1. Wat is vertrouwelijkheid in mediation?
Vertrouwelijkheid betekent dat alles wat tijdens de mediation gedeeld wordt (en wat nog niet van tevoren bekend was) niet met anderen gedeeld wordt zonder toestemming van alle deelnemers.
Dit geldt voor:
- De inhoud van de gesprekken.
- De documenten die worden gedeeld.
- De voorstellen die worden gedaan.
We vinden het vaak heel logisch dat de werknemer informatie deelt met zijn of haar partner thuis. Ook hiervoor geldt de vertrouwelijkheidsafspraak.
De mediator is ook gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Deze is vastgelegd in de gedragsregels van de Mediatorsfederatie Nederland (MfN), waaraan gecertificeerde mediators zoals die bij Me Mediation zijn verbonden.
2. Waarom is vertrouwelijkheid zo belangrijk?
1. Een veilige ruimte om vrijuit te spreken
Vertrouwelijkheid creëert een omgeving waarin de deelnemers zich vrij voelen om hun zorgen, frustraties en wensen te uiten. In een arbeidsconflict is er vaak sprake van wantrouwen of angst voor consequenties. Een werknemer wil misschien aangeven dat hij zich onveilig voelt op de werkvloer, of dat hij overweegt om op te stappen. Een werkgever wil wellicht benoemen dat het vertrouwen in de samenwerking is geschaad of het functioneren niet goed is.
Zonder de garantie dat deze uitspraken binnenskamers blijven, zullen deelnemers zich inhouden. En zonder openheid is er geen echte dialoog mogelijk.
2. Ruimte voor creatieve oplossingen
In mediation is alles bespreekbaar. Denk aan een aangepaste functie, een gefaseerd vertrek, of een gezamenlijke verklaring naar het team. Vertrouwelijkheid maakt het mogelijk om te verkennen wat er écht nodig is, zonder dat deelnemers bang hoeven te zijn dat een suggestie later tegen hen wordt gebruikt.
3. Bescherming van reputatie en relaties
Arbeidsconflicten kunnen schadelijk zijn voor de reputatie van zowel werknemer als werkgever. Door het proces vertrouwelijk te houden, wordt voorkomen dat de situatie escaleert in de openbaarheid, bijvoorbeeld via juridische procedures of roddels op de werkvloer. Dit helpt om de relatie, voor zover mogelijk, in stand te houden of op een respectvolle manier af te ronden.
4. Voorkomen van juridische gevolgen
Wat in mediation wordt besproken, mag in principe niet worden ingebracht in een eventuele rechtszaak. Dit voorkomt dat deelnemers zich strategisch gaan opstellen of juridisch gaan indekken tijdens het gesprek. De focus blijft liggen op het vinden van een oplossing, niet op het verzamelen van bewijs. Mediation is tenslotte geen waarheidsvinding.
3. Wat betekent dit concreet voor de deelnemers?
Als je deelneemt aan een mediation traject bij Me Mediation, dan onderteken je vooraf een mediation overeenkomst.
Hierin staat onder andere:
- Dat alle informatie vertrouwelijk is.
- Dat je niets uit de gesprekken mag delen met derden (zoals collega’s, juristen of familie), tenzij daar gezamenlijk toestemming voor is gegeven;
- Dat de mediator inhoudelijk ook niets deelt met anderen, inclusief de werkgever of HR, zonder jouw toestemming.
Deze afspraken zorgen ervoor dat iedereen weet waar hij of zij aan toe is, en dat er een gelijk speelveld ontstaat.
4. Zijn er uitzonderingen?
Ja, in uitzonderlijke gevallen kan de vertrouwelijkheid worden doorbroken.
Bijvoorbeeld:
- Als er sprake is van een wettelijke meldplicht (zoals bij strafbare feiten of gevaar voor derden).
- Als deelnemers expliciet toestemming geven om bepaalde informatie te delen.
- Als er een vaststellingsovereenkomst wordt opgesteld, waarin afspraken worden vastgelegd die juridisch bindend zijn.
De mediator zal in zulke gevallen altijd transparant zijn over wat er wel en niet gedeeld mag worden en daar worden dan ook afspraken over gemaakt.
5. Vertrouwelijkheid als fundament voor herstel?
Bij Me Mediation geloven we dat vertrouwelijkheid niet alleen een juridische voorwaarde is, maar vooral een menselijke. Het is de basis waarop vertrouwen kan worden hersteld, emoties kunnen worden erkend, en oplossingen kunnen worden gevonden die recht doen aan ieders behoefte.
In een tijd waarin arbeidsrelaties steeds complexer worden – met hybride werken, prestatiedruk en diversiteit aan perspectieven – is het belangrijk om conflicten op een zorgvuldige manier te benaderen. Mediation biedt die mogelijkheid. En vertrouwelijkheid is daarbij geen detail, maar de sleutel tot succes.
Tot slot
Heb je te maken met een arbeidsconflict en wil je weten of mediation iets voor jou of jouw organisatie kan betekenen? Neem gerust contact op met Me Mediation voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Wij zorgen voor een veilige, vertrouwelijke setting waarin ruimte is voor echte gesprekken en duurzame oplossingen.
