Soms loopt een arbeidsrelatie vast en kan exit mediation de uitkomst zijn. Een werknemer is al maanden ziek thuis. De werkgever zoekt naar oplossingen, maar het gesprek stokt. De verstandhouding brokkelt af en het vertrouwen zakt naar een dieptepunt. Er wordt vooral gedacht in risico’s, en niet meer in mogelijkheden. Voorstellen stranden en het gevoel aan beide kanten is vooral dat de ander moeilijk doet.
In dit soort situaties kan exit mediation het verschil maken. Geen koude exit via HR, geen juridische loopgravenoorlog. Maar een begeleid proces waarin werknemer en werkgever samen kijken: wat is er écht aan de hand en hoe kunnen we op een respectvolle manier uit elkaar gaan?
Wat is exit mediation?
Exit mediation is een gespecialiseerde vorm van arbeidsmediation. Werknemer en werkgever onderzoeken of en hoe het dienstverband op een zorgvuldige manier kan worden beëindigd. Dit gebeurt vrijwillig, vertrouwelijk en onder begeleiding van een onafhankelijke mediator.
Typische situaties zijn:
• Een vastgelopen of gestagneerde re-integratie
• Een beschadigde werkrelatie zonder herstelperspectief
• Onuitgesproken spanningen of sluimerende conflicten
• ‘Functie elders’ als logische maar onbespreekbare stap
Opvallend vaak komt het gesprek pas op gang nadat iemand is uitgevallen. Terwijl een vroegtijdige, eerlijke dialoog juist veel kan voorkomen. Denk alleen al aan tijd, verdriet en frustratie wat bij dit soort situaties komt kijken.
Afscheid nemen raakt meer dan één persoon
Hoe iemand vertrekt, doet ertoe. Voor het team en voor het vertrouwen in leidinggevenden. Voor het gevoel van veiligheid om zorgen te uiten.
Een zorgvuldig afscheid laat zien dat ook als het moeilijk wordt, blijven we in gesprek. Geen botsing, maar begeleiding. Geen eenzijdige beslissing, maar gedeelde verantwoordelijkheid.
Hoe verloopt een exit mediation?
- Individuele gesprekken
De mediator spreekt beide deelnemers afzonderlijk. Hier is ruimte voor zorgen, frustraties, twijfels en voor hoop. Wat is er gebeurd? Wat heb je ervaren? En wat heb je nodig om weer verder te kunnen? - Gezamenlijke sessies
Vervolgens volgen één of meer gesprekken samen.
Het is goed om tijdens de gezamenlijke gesprekken even terug te gaan naar wat iedere deelnemer ervaren heeft. Niet zozeer om de pijn weer op te rakelen, maar wel om een poging te doen om elkaar weer te gaan begrijpen. Als er wederzijds begrip is, dan ontstaat er ruimte om elkaar een goede en redelijke oplossing te gunnen.
Daarna kan gesproken worden over de manier om afscheid van elkaar te nemen en wat daarvoor nodig is. Onderwerpen zijn onder andere:
• De opzegtermijn
• De hoogte en vorm van de vergoeding
• (Tijdelijke) vrijstelling van werk
• Begeleiding naar nieuw werk of een referentie
• Communicatie naar collega’s en derden
• Herstelperiode bij ziekte
De mediator bewaakt de structuur, zorgt voor gelijkwaardigheid en houdt vaart in het proces. Zodat er niet alleen wordt gepraat, maar ook besloten.
- Vaststellingsovereenkomst (VSO)
De gemaakte afspraken worden schriftelijk vastgelegd in een VSO. Daarin staan onder meer:
• De einddatum en beëindigingswijze van het dienstverband
• Hoe het recht op WW wordt gewaarborgd
• Afspraken bij ziekte of arbeidsongeschiktheid
• De wijze van communicatie rondom het vertrek
Wees alert bij ziekte!
Een VSO tekenen terwijl je nog ziek bent, lijkt soms de minst moeilijke route. Maar het kan grote gevolgen hebben:
• Verlies van recht op WW of Ziektewet
• Geen toegang tot de WIA
• Financiële onzekerheid en juridische risico’s
Daarom adviseren wij altijd om de VSO te laten toetsen door een juridisch adviseur. Het kan ook raadzaam zijn om met de bedrijfsarts te overleggen of herstel tijdens de opzegtermijn wel realistisch is.
Ook werkgevers doen er goed aan juridisch advies in te winnen. Onduidelijke afspraken kunnen later leiden tot doorbetalingsverplichtingen of conflicten.
De rol van de jurist: scherp, maar op afstand
Een jurist bewaakt de juridische kaders en belangen. Maar in mediation voeren de deelnemers zelf het gesprek.
Waarom? Omdat echt contact, duurzame keuzes en herstel van wederzijds begrip alleen ontstaan als mensen elkaar weer rechtstreeks ontmoeten om samen weer met elkaar in gesprek te gaan.
Goed afscheid is goed werkgeverschap
Organisaties investeren veel in mensen die binnenkomen: onboarding, inwerken, ontwikkelingsprojecten, noem maar op. Maar bij vertrek? Dan is het vaak stil, ongemakkelijk en gehaast. Terwijl juist dat moment laat zien wat je als organisatie belangrijk vindt.
Vertrekken hoeft niet hard te zijn en een afscheid hoeft niet koud te voelen. Als het met zorg en aandacht gebeurt, ontstaat ruimte voor herstel, reflectie en nieuwe mogelijkheden. Aan beide kanten.
