Over maatwerk voordat het echte gesprek begint…
In arbeidsmediation wordt de intake vaak gezien als een noodzakelijke stap vooraf.
Even kennismaken, even context ophalen en daarna kan het echte gesprek beginnen. Die benadering is begrijpelijk.
In veel situaties is er al druk door alles wat vooraf is gegaan. Dan verschuift de focus al snel naar voortgang: hoe komen we zo snel mogelijk tot het gezamenlijke gesprek?
Tegelijkertijd zijn er situaties waarin juist dat gezamenlijke gesprek bij voorbaat zwaar is belast. Bijvoorbeeld omdat de onderlinge relatie onder spanning is komen te staan of omdat posities al zijn ingenomen. Het kan ook zo zijn dat er al veel is gezegd, maar weinig is geland en het gesprek niet verder komt.
De persoonlijke en vertrouwelijke intake is een essentieel ijkpunt in het mediationproces.
Niet vrijwillig, maar ook niet vrijblijvend
Arbeidsmediation begint zelden vanuit volledige vrijwilligheid (zie onze vorige blog).
Werkgever en werknemer zitten niet aan tafel omdat zij daar samen bewust voor kiezen,
maar omdat de situatie daarom vraagt.
Dat maakt het gesprek soms formeler dan wenselijk en vraagt juist daarom om zorgvuldigheid in de voorbereiding.
Soms volstaat een korte, analytische verkenning om helderheid te creëren.
Soms is het nodig om onderwerpen eerst in perspectief te plaatsen, voordat het gezamenlijke gesprek kan landen.
De intake helpt om te onderkennen waarom het gesprek lastig is
en wat nodig is om het toch te kunnen voeren.
Ordening voorafgaand aan ontmoeting
In de intake ontstaat ruimte om te spreken zonder direct te hoeven reageren.
Zonder positie te kiezen en zonder het gesprek al te hoeven dragen.
Dat betekent niet dat alles uitgebreid besproken hoeft te worden.
Dat betekent wel dat zichtbaar wordt welk principe het gesprek stuurt,
zodat het gezamenlijke gesprek niet onbedoeld wordt ingezet om een onoplosbare positie te bevestigen.
De waarde ervan zit niet in de lengte, maar in de afstemming op wat deze situatie vraagt. De mediator krijgt meer informatie over:
- Ieders kant van het verhaal
- Wie er eigenlijk bij de situatie betrokken zijn
- Wat het advies van de bedrijfsarts is (in geval van ziekte)
- Hoe het vervolg van de mediation ingegaan wordt
Daarbij biedt de intake ook een kans om vanuit de mediator uitleg te geven over wat mediation uberhaupt is en dat vertrouwelijkheid en onafhankelijkheid van de mediator twee belangrijke kernprincipes zijn van het mediationproces.
Weeginstrument in plaats van stopwatch
In arbeidsconflicten gaat veel aandacht uit naar alles wat er is gebeurd.
Dat kan gaan over e-mails, gesprekken, beoordelingen, procedures, etc…
Op zich is dit heel begrijpelijk, want daar ervaart iemand de de zichtbare schade.
Maar niet alles is even richtinggevend.
De 80/20-regel helpt hier als weeginstrument.
Vaak bestaat een groot deel van het conflict uit de gevolgen, terwijl een kleiner deel raakt aan de kern die bepalend is voor het vervolg. De kern kan zijn dat iemand zich niet begrepen voelt na een gesprek of een e-mail. Laten we het dan over het onbegrip hebben.
De intake, kort of uitgebreider, helpt om die ordening aan te brengen.
Wat vraagt nu aandacht? Wat maakt het gesprek onnodig zwaar als alles tegelijk speelt?
Dit is geen vertraging, het is het aanbrengen van focus ter voorbereiding van een gesprek. Om te voorkomen dat het gesprek alle kanten opgaat en uiteindelijk niet verder komt.
Realistische doelen vragen afstemming
Veel deelnemers komen met logische verwachtingen over het mediationtraject:
herstel, duidelijkheid, rust, afronding.
Een intake helpt niet om die wensen te corrigeren, maar om te onderzoeken wat op dit moment haalbaar en bespreekbaar is.
Wanneer doelen beter zijn afgestemd op de behoeftes van dat moment, verandert vaak ook het tempo van het gezamenlijke gesprek. Het wordt minder defensief
en meer gericht.
Wat niet aan tafel zit, maar wel meespeelt
In arbeidsmediation zijn zelden alleen de leidinggevende en medewerker betrokken.
HR, directie, collega’s, dierbaren of juridische kaders oefenen vaak invloed uit, ook als zij niet deelnemen aan het gesprek. Ook het kader van de bedrijfsarts kan van invloed zijn op een mediationtraject.
De intake maakt deze invloeden zichtbaar zonder ze automatisch een plek te geven.
Het gezamenlijke gesprek wordt daardoor minder gestuurd door wat onbenoemd in de lucht blijft hangen.
Ook dit dient een gemeenschappelijk belang, namelijk een gesprek dat gaat over wat er werkelijk toe doet.
Een bestemming kent zelden een vooraf bepaalde route
De persoonlijke intake helpt om te bepalen hoe het gesprek het beste kan worden ingericht, gegeven de deelnemers, de context en de doelen die voor ogen liggen.
Soms vraagt dat om tempo en soms om vertraging.
Niet de vorm van de intake is bepalend, maar wat zij kan bijdragen aan het mediationproces.
Misschien is dat ook wel de kern van succesvolle arbeidsmediation. Dut niet kiezen voor één vaste aanpak, maar telkens opnieuw kiezen wat deze specifieke situatie van de deelnemers vraagt.
